Schneller, einfacher, effizienter: die digitalen Tools
Digitalisierung ist für FES nicht nur eine Notwendigkeit. Das Unternehmen wählt vielmehr die besten digitalen Tools aus, um Abläufe gezielt noch besser und wirtschaftlicher zu gestalten.
Auftragsbearbeitung, Logistik, Qualitätssicherung – schon lange setzt FES computergestützte Technik ein, um innovative und wirtschaftliche Dienstleistungen anbieten zu können. In den Jahren 2016/2017 kamen neue IT-Projekte hinzu.
Tracemate: weniger Zeit und Aufwand für die Tourenplanung
Hinter dem Begriff Tracemate verbirgt sich eine Software, die Disponenten und Ausführenden gleichermaßen hilft. FFR nutzt sie für die Tourenplanung und -kontrolle, z.B. im Winterdienst oder bei der Sinkkastenreinigung auf den Landstraßen in Mittelhessen (Hessenmobil). Die Software perfektioniert die Planung: Sie errechnet die ideale Abfolge der Einsatzorte, zeigt den aktuellen Stand der Auftragsbearbeitung oder auch die Einstellungen der Maschinen.
So lässt sich noch Wochen später – etwa im Falle von Reklamationen – nachvollziehen, was wann geleistet wurde. War der Streuer am Winterdienstfahrzeug an? Wie viel Salz wurde wo ausgebracht? War der Sinkkasten in der Leervorrichtung? Ein händisch geschriebener Bericht für solche Angaben entfällt – Tracemate dokumentiert die Arbeit und hilft so bei ihrer Auftragsdurchführung und Optimierung.
Qualitätssicherung per App: eins statt vier
Die Qualitätssicherung der FES überprüft stichprobenartig die Leistungen von Stadtreinigung oder Sperrmüllservice und bewertet die entsprechenden Leistungsabschnitte. Ein zeitgemäßes Tablet oder Smartphone mit einer neuen, eigens durch FES programmierten Android-App ersetzt dabei seit 11/2017 gleich vier „Werkzeuge“: ein PDA, ein Klemmbrett, die Kamera und das Telefon der Mitarbeiter. Auf diese Weise können die Mitarbeiter mit wenigen Klicks die verantwortlichen Personen in Echtzeit informieren. Das erleichtert die Abläufe insbesondere dort, wo schnelles Handeln angeraten ist, etwa bei vollen Papierkörben oder groben Verschmutzungen von Haltestellen. In solchen wichtigen Fällen sind keine manuellen Meldungen mehr nötig – die Abläufe werden beschleunigt und die Missstände können schneller behoben werden.
Darüber hinaus informiert die App darüber, welche Stellen im Stadtgebiet (nach Zufallsgenerator) zu bearbeiten sind und welche Abschnitte bereits überprüft wurden. So erleichtert sie die Abläufe unterwegs, aber auch die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kollegen.
ZUGFeRD – Scannen war gestern
Die markante Bezeichnung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Oder einfacher: für eine in Deutschland entwickelte Software zum papierlosen Rechnungsversand und -empfang. Das System kann für Kreditoren und Debitoren verwendet werden, die diese Software ebenfalls nutzen. Es spart aufwendige Arbeitsschritte, etwa das Einscannen der Rechnungen. Damit ist ZUGFeRD ein Beitrag zu weniger Papierverbrauch im Büro, zumal die bewährte Software inzwischen europäischer Standard geworden ist. Die FES-Gruppe nutzt das System seit Anfang 2018 – zunächst intern und nach einem erfolgreichen Testlauf auch für den elektronischen Rechnungsverkehr mit vielen externen Kunden.
Störmeldungen per SMS: besser mit neuen Endgeräten
Falsch befüllte Abfallbehälter oder zugeparkte Tonnen- oder Sperrmüllplätze mussten noch bis 2014 manuell in einem Formular erfasst werden. Seit 2015 konnten solche Meldungen schnell und direkt per SMS an die Servicemitarbeiter gesendet werden. Jetzt wurde das System noch einmal verbessert: Neue Endgeräte sorgen dafür, dass die Störungsmeldungen mithilfe einer selbst entwickelten Android-App per Smartphone direkt vor Ort aufgenommen und verschickt werden. Bei Bedarf werden der Meldung Bilder beigefügt. So erreichen wichtige Informationen die Einsatzleitung und das Callcenter in Echtzeit.
